结论先行
私教管理只需把四件事记清楚：谁买的、还剩几节、谁在什么时候核销的、什么时候到期。这四件事落到系统里，排课、续课、纠纷处理都是顺带的结果。
核销必须与真实到店绑定——没有入场记录就不该扣课时。这一条能消掉私教管理里八成的扯皮。
一、私教业务最容易乱的三笔账
- 课时账：会员记的和系统记的不一致，续课时各说各话。
- 到期账：课包有有效期，但没人提醒，到期后剩十几节课，退也不是、不退也不是。
- 归属账：换教练、跨店上课之后，这节课算谁的、记录在哪，说不清。
这三笔账的共同点是：都发生在「线下口头确认」的环节。把它们搬进系统，问题自然收敛。
二、课包怎么设
| 课包类型 | 适合场景 | 要设的参数 |
|---|---|---|
| 次课包（10/20/30 节） | 主流的私教成交方式 | 总节数、有效期、是否可冻结、是否可转让 |
| 期限课包（月/季） | 高频训练、包月不限次 | 起止日期、每周可约上限 |
| 储值上课 | 老会员按次扣费、灵活约课 | 储值余额、单次扣费标准 |
有效期不建议设得太短。会员买了 30 节，三个月上不完是常态；设成 6-12 个月、允许一次冻结（如伤病、出差），续课率反而更高。
三、预约流程与取消规则
- 会员在小程序选教练、时段、课程类型教练的可用时段由排班决定，已被约走的时段不显示，避免重复预约。
- 系统校验课时与有效期课时为 0 或课包过期时不允许预约，从源头避免「上完课才发现没课时」。
- 教练端同步收到通知确认或改期都在系统内留痕，不再靠微信口头约定。
- 取消规则自动执行开课前 N 小时可免费取消，超时取消或不到场按规则计一次课。
建议：取消窗口设 2-4 小时比较合理。太短会员觉得不近人情，太长教练的时段容易被占死。规则写在小程序里、下单时勾选确认，比事后解释有效得多。
四、核销怎么做才不出错
核销方式决定了账能不能对上。三种常见做法：
| 方式 | 优点 | 风险 |
|---|---|---|
| 教练手动点「已上课」 | 简单 | 会员没来也可能被点，账目不可信 |
| 会员到场刷脸后自动核销 | 与真实到店绑定，最可信 | 需门禁与课时系统打通 |
| 会员端确认 + 教练端确认 | 双向留痕 | 多一步操作，会员可能忘记确认 |
推荐第二种：当天有入场记录 + 课程时段匹配才自动核销，异常情况（会员到场但未预约、预约了但未到场）单独列出由店长处理。这样既不需要教练操作，也不给私下扣课时留空间。
五、排课依据什么
凭感觉排课的结果通常是：热门时段约不上、冷门时段没人来、教练空等。有数据之后，排课可以按三条依据来：
- 历史到店时段分布：看出会员实际几点来，而不是你以为的几点来。
- 约课热度：哪些教练、哪些课程类型长期约满，就增加供给。
- 教练可用时段：排班与课程绑定，避免把课排到教练休息日。
团课同理：按报名热度开课、约满自动截止，避免「开了课只来两个人」和「想来的报不上」同时发生。
六、续课提醒：三个触发点
- 剩余课时阈值：剩 3 节时提醒会员与教练，此时续课成功率最高。
- 到期前 30 天：课包即将过期，提醒尽快约课或办理延期，减少「到期剩一堆课」的纠纷。
- 到店频次下降：连续两周未到店触发流失预警，由教练主动联系，而不是等会员彻底不来。
七、上线前要配好的清单
| 配置项 | 要定的事 |
|---|---|
| 课包 | 种类、节数、价格、有效期、是否可冻结/转让 |
| 预约规则 | 可提前几天约、取消窗口、爽约是否扣课 |
| 核销规则 | 是否绑定入场记录、异常如何处理 |
| 教练排班 | 可用时段、可授课类型、跨店权限 |
| 提醒 | 剩余课时阈值、到期提醒天数、流失预警条件 |
| 权限 | 教练能看到哪些会员、能否改课时、能否退款 |
常见问题
Q1怎么防止课时被私下扣掉？
让核销与真实到店绑定：上课当天必须有该会员的入场记录，课时核销才生效；每笔核销带教练、时间、课程类型，会员在小程序可查看剩余课时与上课记录。账目对会员透明，私下扣课时就没有空间。
Q2会员爽约要不要扣课时？
规则由门店自己定，系统负责执行。常见做法是：开课前 2-4 小时可免费取消，之后取消或不到场计一次课。关键是提前在小程序里写清并让会员确认，而不是事后口头解释——规则透明比规则宽松更能减少纠纷。
Q3团课和私教课能在一套系统里管吗？
可以。私教按教练/时段/课程类型一对一预约并核销课时；团课按排期开放报名、约满自动截止，并可结合心率系统做课堂大屏。两类课程共用同一套会员与订单，不需要两套系统。